La vulnerabilidad de la documentación ha ido creciendo de la mano del aumento de los documentos y registros que debemos administrar en las organizaciones. Para asegurar la vigencia y resguardo de esta información, se recomienda trabajar con archivos electrónicos utilizando un Gestor Documental o un software para el Control de Documentos.

Para asegurar que las prácticas son las mismas en toda la organización, se requiere disponer de un sistema de control documental o gestor documental que permita que el personal tenga acceso expedito a la versión vigente del procedimiento interno y que exista un proceso controlado de modificación y aprobación de documentos nuevos o versiones de éstos.

También aplica para empresa de ingeniería que deseen llevar un control de planos y especificaciones.

• Se uniforma la manera de realizar las actividades del negocio
• Asegurar que la documentación es única e inalterable y que se trabaja sobre la versión vigente.

• Que los usuarios de los documentos puedan acceder a los documentos internos vigentes y clasificados por área, proceso, obra, sucursal, servicio, etc.
• Que los documentos pasen por un flujo de aprobación antes de estar disponibles para los usuarios.
• Que les lleguen alertas a los responsables de las etapas de elaboración, aprobación y publicación cuando se les asigne un documento.
• Trabajar en RED con todas sus obras, sucursales, centros, servicios, etc.

Cada vez que se sube un documento nuevo o se desea modificar alguno:

• Se debe asignar a los responsables quienes reciben un aviso

• Una vez que los responsables elaboran, aprueban o publican el documento, se genera la versión vigente.

• Los usuarios pueden consultar las versiones vigentes de los documentos estructurada por área, proceso, obra, sucursal, servicio, etc..

El administrador puede  generar nuevas versiones o eliminar documentos vigentes.

Organizaciones que deseen proteger, preservar y desarrollar sus manuales, procedimientos y documentos que recojan de forma controlada la evolución de las prácticas internas.