La vulnerabilidad de la documentación ha ido creciendo de la mano del aumento de los documentos y registros que debemos administrar en las organizaciones. Para asegurar la vigencia y resguardo de esta información, se recomienda trabajar con archivos electrónicos utilizando un Gestor Documental o un software para el Control de Documentos.
Para asegurar que las prácticas son las mismas en toda la organización, se requiere disponer de un sistema de control documental o gestor documental que permita que el personal tenga acceso expedito a la versión vigente del procedimiento interno y que exista un proceso controlado de modificación y aprobación de documentos nuevos o versiones de éstos.
También aplica para empresa de ingeniería que deseen llevar un control de planos y especificaciones.
Cada vez que se sube un documento nuevo o se desea modificar alguno:
Se debe asignar a los responsables quienes reciben un aviso
Una vez que los responsables elaboran, aprueban o publican el documento, se genera la versión vigente.
Los usuarios pueden consultar las versiones vigentes de los documentos estructurada por área, proceso, obra, sucursal, servicio, etc..
El administrador puede generar nuevas versiones o eliminar documentos vigentes.
Organizaciones que deseen proteger, preservar y desarrollar sus manuales, procedimientos y documentos que recojan de forma controlada la evolución de las prácticas internas.