Gestor Documental - Control de Documentos y Registros - Software para Gestión Documental Cloud

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Estructure su información aprovechando Cowork - Software Gestor Documental, que transforma en un activo documentos y registros.

BENEFICIOS A OBTENER DE IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

  • El Control de Documentos, acelera todos procesos de una empresa, asegurando la calidad y seguridad tanto legal como física, mejorando su competitividad.
  • La Gestión Documental facilita el cumplimiento de normas, leyes y estándares de los procesos.
  • Un Software Gestión documental permite acceso a todos los documentos de los diferentes departamentos independientemente de su ubicación y de la fuente de datos.
  • Un Gestor Documental permite la automatización de los procesos y sus documentos relacionados, facilita la reducción de errores y tiempos.
  • Con un Control Documentos asociado a los procesos, es posible mantener registro permanente de las actividades, con capacidad de gestión documental en tiempo real.
  • Capacidad de gestionar en base a resultados en cuanto a cumplimiento de calidad y plazos.
  • La Gestión Documental mejora la seguridad jurídica al disponer de trazabilidad documental de los procesos.

Con éste cliente, conseguimos estructurar toda la información que requería el área de administración de esta empresa constructora para la minería, de modo de tener un espacio para guardar toda la documentación y los registros que se generaban desde otras áreas o en la de Administración, requerida para realizar una buena gestión. Muchos procesos necesitaron de workflow de validación y aprobación, de modo que toda la información fluyera hacia el mismo repositorio único y centralizado. Construimos un Gestor Documental a la medida para controlar y administrar documentos y evidencia de las acciones.

Convenimos con nuestro cliente en que el levantamiento de necesidades lo haríamo nosotros porque, nuestra Unidad de consultoría en procesos tiene un equipo especializado en el levantamiento de requisitos y diseño de mejores prácticas, lo cual sumado al conocimiento que tenemos de la potencialidad de la herramienta de desarrollo, nos permitió un diseño robusto para que fuera un cambio natural para los usuario y fácil de implementar, variables de éxito cuando se trata de comprar tecnología como un Gestor Documental para el control de documentos.

Utilizamos nuestro modelo de Gestión Documental y de Información de los procesos para conseguir resultados eficientes y que aporten valor, ver: Implantar la gestión documental global en una empresa

Resultado es que obtuvimos un conjunto de módulos que recogían las necesidades del área:

  • Correspondencia y Oficina de Partes - Recibida y Despachada incluyendo cartas institucionales
  • Control de estado de Pago - flujo de registro y aprobación
  • Emisión y Aprobación de Cheques
  • Facturación no operacional
  • Subcontratos - Administración y Control

Con éste Sistema Gestor Documental para control documentos y registros, la Administración consiguió su objetivo de mantener actualizada y estructurada  la evidencia que requería para respaldar diversas acciones o transacciones, economizando tiempo y disminuyendo el riesgo asociado al descontrol financiero.

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Vea detalles en Gestor Documental - Control de Documentos Institucionales.

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